档案管理办事程序

按照州组通（2003）36号文件精神和管理权限，州直政府部门（州卫生局、教育局除外）所属事业单位干部（正科级及一般干部）的档案转递、材料报送和查（借）阅档案办事程序如下：
一、干部档案转递工作：
1、干部档案转递工作由各单位主管政工人事工作的负责人和州、县市管理干部档案的主管部门专人负责办理，严禁由被转递干部档案本人办理。
2、干部档案转递转出前，要认真核实该档案的目录与内容，两者相符后，认真填写《干部档案转递转移通知单》，签字盖章后做好档案的密封工作。
3、干部档案转递转入时，州人事局档案管理科要认真查对，应及时填写《干部档案转递转移通知单回执》，签字盖章，做好登记工作。
4、对转入州人事局管理的干部档案，如档案材料缺少较多，各类材料与目录内容出入较大，档案管理科不得签收，并退回报送原单位；原单位应负责将退回的干部档案材料补齐整理好后，重新办理转移手续。
二、干部档案材料的收集移交工作
各单位政工、人事干部在收集、移交本单位干部档案材料时必须做好以下几项工作。
1、档案材料必须按照省委组织部统一要求使用长26cm、宽19cm的办公用纸，材料左边留出2－2.5cm装订边，材料内容不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
２、移交干部档案的各类材料，必须真实完整、手续完备。每份材料的各项内容要填写清楚，不得遗漏，如：签字、盖章、时间等。
３、填写《移交档案材料登记表》一式两份，填写此表时，必须做到每一位干部的所有材料分栏填写，并按１、２、３……顺序填写在一起，然后由经手人签字，盖好公章。
４、在接收材料时，要按照移交表所填材料的名称，认真核对，逐一清点，清点无误后签字盖章，由移交单位和接收单位各留存一份备查，同时做好登记、装盒、入库工作。
三、查（借）阅干部档案工作
１、州直各存档单位需查（借）阅本单位干部档案时必须如实填写《申请查（借）阅干部档案报告表》，由单位主要负责人在报告表签批意见，由被查（借）阅单位的政工人事干部前来办理。
２、借阅档案，必须保证所借干部档案的清洁，材料不得损坏遗失，确保材料的完整，做好保密工作。所借阅的干部档案原则上应在一个星期内（五个工作日）退回州人事局档案管理科。干部档案退回后，应做好清点、收回的记载。
３、查阅档案工作，要严格履行查阅手续，在查阅时，必须就地在查阅室查阅，查阅人不得将档案带出查阅室和提出与申请查阅内容不相符的其它要求。
本着“安全保密、便于查找”的干部档案管理原则，希望前来办理有关业务的政工人事干部认真履行上述办事程序，档案管理科将竭诚做好相关服务工作。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

州人事局档案管理科

二ＯＯ四年六月十二日